Inhalt

1.  Welche Regelungen zur Zeiterfassung gibt es aktuell?

2. Was bedeutet die neue Regelung für deutsche Arbeitgeber?

3. Wie genau müssen Arbeitszeiten erfasst werden?

4. Sind Vertrauensarbeitszeiten Geschichte?

Aktuell plant die Bundesregierung ein Gesetz zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung. Wir sagen Ihnen, was das für Sie als Arbeitgeber bedeutet.

Grundlage stellt ein im Mai 2019 durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) gesprochenes Urteil. Zusammengefasst sagt dieses aus, dass der Schutz des Arbeitnehmers und die EU-Arbeitszeit-Richtlinie (2003/88/EG) von allen Unternehmen verlangen, ein System zur Erfassung der täglichen effektiv geleisteten Arbeitszeit zu schaffen. Zwar müssen sich die einzelnen Instanzen noch auf einen endgültigen Gesetzestext verständigen, doch ein erster Entwurf ist bereits in Arbeit. Fest steht: Die verpflichtende Zeiterfassung kommt. Und das vielleicht schneller als gedacht. Deshalb ist es besonders für alle Unternehmen, die noch kein Zeiterfassungssystem haben, besonders wichtig, sich detailliert mit den verschiedenen Lösungsmodellen auseinanderzusetzen.  

Welche Regelungen zur Zeiterfassung gibt es aktuell?

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gibt es für einige Betriebe und Arbeitsverhältnisse allerdings auch schon heute. Darunter fallen etwa geringfügig Beschäftigte, die nicht im privaten Bereich arbeiten und Wirtschaftsbereiche, in denen eine besondere Missbrauchsgefahr besteht. Entsprechende Regelungen sind im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz festgehalten.

Darüberhinaus gibt es grundlegende Regeln zur Arbeitszeiterfassung, die für jeden Arbeitgeber gelten. Diese sind im Arbeitszeitgesetz festgehalten. § 16 Abs. 2 verpflichtet Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Wenn ein Arbeitnehmer an einem Werktag also seine Regelarbeitszeit überschreitet und keine anderen Regeln vertraglich festgehalten wurden, muss das besonders notiert werden. Das Gleiche gilt für zusätzliche Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen.

Werden die Regelarbeitszeiten allerdings nicht erfasst, ist es im Nachhinein, z.b. im Streitfall, schwer “Überstunden” richtig zu deklarieren. Schon deshalb sollten auch kleine Betriebe ein allgemeines Zeiterfassungssystem nutzen bzw. einführen.

Was bedeutet die neue Regelung für deutsche Arbeitgeber?

Das durch die Große Kammer des Europäischen Gerichtshofes gesprochene Urteil verlangt, dass alle EU-Staaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein Zeiterfassungssystem einzurichten. Die dadurch geforderte Gewährleistung der genauen Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter, gilt deshalb auch für alle deutschen Arbeitgeber. Das Bundesarbeitsministerium arbeitet aktuell, ohne Einbezug der Öffentlichkeit, federführend an einem entsprechenden Gesetzesentwurf. Unternehmen, die über kein Zeiterfassungssystem verfügen, müssen sich jetzt eines zulegen. 

Aktuell (Stand: July 2020) ist nicht bekannt, ab wann die Neuregelung greifen soll. Da sich die entscheidenden Instanzen in den letzten Monaten allerdings vermehrt zu dem Thema geäußert haben ist davon auszugehen, dass eine Implementierung in naher Zukunft stattfindet. 

WICHTIG!

Laut eines Urteils des Arbeitsgerichts Emden existiert bereits jetzt die Pflicht zur Einrichtung eines Arbeitszeiterfassungssystems (Arbeitsgericht Emden vom 20. Februar 2020, Rechtssache 2 Ca 94/19).

Wie genau müssen Arbeitszeiten erfasst werden?

Damit man von einer rechtssicheren Dokumentation sprechen kann, müssen Arbeitgeber  den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, müssen also ausgerechnet oder entsprechend nicht erfasst werden. 

Alle Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Da die Zeiterfassungen aber meist auch Grundlagen der Lohnbuchhaltung sind, können sie bis zur allgemeinen buchhalterischen Aufbewahrungsfrist, in der Regel sechs Jahre, aufbewahrt werden.

Die Form der Zeiterfassung ist Ihnen zum aktuellen Zeitpunkt noch selbst überlassen. Ein Zeiterfassungssystem kann unterschiedlich aussehen. Die Möglichkeiten reichen vom stationären System, über das Mitarbeiter z.b mit einer Karte jeden Morgen und Abend an- bzw. abmelden, bis hin zu digitalen Systemen in Form von Desktop- oder Appanwendungen. Theoretisch könnten auch Excel-Tabellen weiterverwendet werden. Davon ist allerdings zunehmend abzuraten. Der digitale Wandel bietet deutlich sinnvollere Lösungen, mit denen sich neben der einfachen Zeiterfassung und viele Optimierungspotenziale aufnehmen lassen. 

Wie sieht das mit dem Datenschutz aus?

Bei der Arbeitszeiterfassung handelt es sich um die Erfassung personenbezogener Daten der Mitarbeiter. Entsprechend gelten die Regeln der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Grundsätzlich spricht aus Datenschutzgründen nichts gegen eine systematische Arbeitszeiterfassung. Allerdings ist es wichtig, dass die Zeiterfassung nicht zu einer Dauerüberwachung der Mitarbeiter führt. Um mögliche Konflikte von Anfang an zu vermeiden, lohnt sich besonders die Überlegung digitale Zeiterfassungssystem wie eine geeignete Zeiterfassungssoftware zu nutzen. In Kombination mit einem Rechtekonzept und entsprechenden Zugriffsrechten, die in der Software vergeben werden können, ist man hier auf der sicheren Seite.

Es gibt viele verschiedene Anbieter auf dem Markt. Hier ist es wichtig zu überlegen welche Kriterien ein Zeiterfassungstool für Ihren speziellen Fall erfüllen muss. Auch wir bieten eine integrierte Zeiterfassung an. Allerdings kombinieren wir diese mit den restlichen Unternehmensbereichen, um so neben der Einachen Nachhaltbarkeit von Arbeitszeiten auch “Bewegungsprofile” der Mitarbeiter zu erstellen und Optimierungspotenziale auf zu decken. 

Sind Vertrauensarbeitszeiten Geschichte?

Wie oben bereits erwähnt gibt es noch keine endgültigen Regelungen. Die definitiven gesetzlichen Konsequenzen für KMU und andere Unternehmen sind noch offen. Allerdings ist zu sagen, dass die Vertrauensarbeitszeit wohl auch weiterhin erlaubt bleiben wird. Mögliche Lösungen könnten darin bestehen, dass der Vertrauensarbeitszeit im Vertrag zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ein Rahmen gegeben wird, innerhalb dessen die zu erbringenden Arbeiten erfasst werden müssen. Auch ein Umlegen der Zeiten wäre denkbar. So könnten Arbeitszeiten, die an einem Samstag angefallen sind, auf die Werktage (Mo-Fr) der Woche umgelegt werden, sollten diese die vertraglichen Arbeitstage darstellen. Denn konkret sollen die neuen Regelungen dabei helfen, dass vereinbarte Arbeitszeiten, sowohl in Höhe als auch in ihrer zeitlichen Anordnung, eingehalten werden. Im Falle der Vertrauensarbeitszeit wäre entsprechend die vereinbarte Wochenarbeitszeit entscheidend. Wichtig ist dann nur, dass der Arbeitnehmer die Möglichkeit hat auch die 20 Minuten Emails-beantworten am späten Abend zu erfassen, was sich leicht durch digitale Zeiterfassungssystem umsetzen lässt.

Wir bieten Ihnen eine umfassende Zeiterfassung

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