Verfassen einer Projektumfangserklärung (mit Beispielen)

Was ist eine Projektumfangsangabe?

Eine Projektumfangserklärung ist ein wichtiges Dokument, das die Ziele, Leistungen und Grenzen eines Projekts umreißt. Es definiert den Umfang des Projekts, der alle Arbeiten umfasst, die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind. Die Umfangsangabe dient als Leitfaden für Projektmanager und Stakeholder und hilft ihnen zu verstehen, was im Projekt enthalten ist und was nicht.

Eine gut definierte Projektumfangserklärung ist für ein erfolgreiches Projektmanagement unerlässlich. Sie setzt klare Erwartungen, legt Grenzen fest und trägt dazu bei, dass der Umfang nicht zu groß wird. Durch eine klare Definition des Projektumfangs können alle Beteiligten ihre Bemühungen und Ressourcen auf ein gemeinsames Ziel ausrichten.

Warum ist eine Erklärung zum Projektumfang wichtig?

Eine Erklärung zum Projektumfang ist aus mehreren Gründen wichtig. In erster Linie trägt sie dazu bei, dass alle am Projekt Beteiligten eine klare Vorstellung davon haben, was zu tun ist. Dadurch werden Unklarheiten und Missverständnisse vermieden, die das Projekt zum Scheitern bringen könnten.

Darüber hinaus bietet die Projektumfangserklärung eine Grundlage für die Entscheidungsfindung. Sie hilft den Projektmanagern bei der Priorisierung von Aufgaben, der Zuweisung von Ressourcen und dem Risikomanagement. Ohne eine klare Umfangsangabe können Projekte leicht durcheinander geraten, was zu Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und anderen Problemen führen kann.

Darüber hinaus dient die Projektumfangsangabe als Kommunikationsinstrument. Sie ermöglicht es den Beteiligten, ein gemeinsames Verständnis der Projektziele und -ergebnisse zu entwickeln. Dies ist besonders wichtig, wenn man mit mehreren Teams oder externen Partnern zusammenarbeitet. Eine klar definierte Umfangsangabe stellt sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, was die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Konflikten verringert.

Schlüsselkomponenten einer Projektumfangsangabe

Eine Projektumfangsangabe umfasst in der Regel die folgenden Hauptkomponenten

Vision und Zielsetzungen

Beginnen Sie mit Klarheit und Absicht. Die Vision gibt den Rahmen vor und formuliert nicht nur das Endziel, sondern auch die Wirkung und den Wert, den Ihr Projekt haben wird. Ziele sind Ihre Kontrollpunkte, die greifbaren Errungenschaften, die Schritt für Schritt zum Höhepunkt des Projektabschlusses führen. Sie müssen SMART sein: Spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden, damit Ihr Team den Gipfel des Erfolgs erreicht.

Liefergegenstände

Jedes Projekt ist ein Versuch, etwas Einzigartiges zu schaffen – das sind Ihre Ergebnisse. Egal, ob es sich um eine bahnbrechende mobile Anwendung, ein robustes IT-System oder eine innovative Softwarelösung handelt, diese Ergebnisse sind die greifbaren Resultate, die Ihre Kunden sehen, anfassen und erleben werden. Definieren Sie sie so detailliert, dass Unklarheiten vermieden werden, aber auch so flexibel, dass Kreativität und Innovation möglich sind.

Meilensteine und Zeitplan

Die Zeit ist die Leinwand, auf der sich das Meisterwerk Ihres Projekts entfalten wird. Meilensteine sind die Pinselstriche, die diese Leinwand unterteilen und wichtige Errungenschaften während der Projektlaufzeit markieren. Ein Zeitplan bietet Struktur, ein chronologisches Rückgrat für das kreative Chaos und stellt sicher, dass Ihr Meisterwerk innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens gemalt wird.

Ausnahmen vom Geltungsbereich

Zu verstehen, was in einem Projekt nicht enthalten ist, ist ebenso wichtig wie zu verstehen, was enthalten ist. Umfangsausschlüsse verhindern eine schleichende Ausweitung des Umfangs, den Erzfeind von Projektfokus und Produktivität, indem sie feste Grenzen setzen. Sie sind die Wächter, die verhindern, dass die Projektziele verwässert oder von peripheren Wünschen überschattet werden.

Zwänge

Bei der Navigation durch die Landschaft des Projektmanagements sind Einschränkungen die natürlichen Grenzen, die den Bereich des Möglichen definieren. Diese kritischen Parameter – seien es Budgetobergrenzen, technologische Grenzen oder vorgegebene Zeitpläne – prägen die Strategie und Taktik und stellen sicher, dass ehrgeizige Visionen mit den Realitäten der Ausführung übereinstimmen.

Das Budget ist der Lebensnerv eines jeden Projekts und gibt den finanziellen Rahmen vor, in dem sich Ihr Projekt bewegt. Es dient als finanzieller Kompass, der sicherstellt, dass jeder ausgegebene Dollar eine Investition in die Ziele des Projekts ist und nicht in den Abgrund ungeplanter Ausgaben führt.

Planen Sie das Budget für Ihr nächstes Projekt? Mit den hochmodernen Projektplanungs- und Kostenmanagementfunktionen von Canri können Sie sicher sein, dass jedes Projekt ein Erfolgsmodell ist. Verschaffen Sie sich in 5 Minuten einen ersten Überblick!

Annahmen und Risiken

Annahmen sind die Hypothesen, auf die sich Ihr Projekt stützt, die „Gegebenheiten“, die Ihre Strategie unterstützen. Umgekehrt sind Risiken potenzielle Hindernisse, die Ihren Fortschritt entgleisen lassen könnten. Zusammen bilden sie die Leitplanken, die Sie auf dem Weg zum Endziel halten und die ständige Wachsamkeit und Notfallpläne erfordern.

Kriterien für die Akzeptanz

Schließlich die Stunde der Wahrheit: Die Abnahmekriterien bestimmen, wie der Erfolg in den Augen Ihrer Stakeholder aussieht. Dies sind die Standards, die Ihre Leistungen erfüllen müssen, um als vollständig zu gelten, die Ziele, die Qualität und Exzellenz vorantreiben.

Wie man eine Erklärung zum Projektumfang schreibt

Das Verfassen einer Projektumfangserklärung erfordert sorgfältige Überlegungen und Überlegungen. Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Ihnen bei der Erstellung einer effektiven Projektumfangserklärung helfen:

• Definieren Sie die Projektziele: Definieren Sie zunächst klar die Ziele des Projekts. Was wollen Sie erreichen? Welches Problem wollen Sie lösen?
• Bestimmen Sie die zu erbringenden Projektleistungen: Legen Sie fest, welche konkreten Leistungen oder Ergebnisse das Projekt erbringen soll. Gliedern Sie die zu erbringenden Leistungen in spezifische Aufgaben oder Meilensteine auf.
• Legen Sie die Projektgrenzen fest: Legen Sie klar fest, was zum Projekt gehört und was nicht. Dies hilft bei der Steuerung der Erwartungen und verhindert eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs.
• Consider project constraints: Identify any limitations or restrictions that may impact the project, such as budget, resources, or time constraints. This helps project managers make informed decisions and manage risks.
• Document assumptions: Make note of any assumptions that are made about the project. This helps provide context and clarity to the project scope.
• Identify dependencies: Determine any dependencies or external factors that may impact the project. This helps project managers plan and allocate resources effectively.
• Review and revise: Once you have written the project scope statement, review it carefully to ensure clarity and completeness. Revise as necessary to make sure it accurately reflects the project’s goals and objectives.

Tipps für die Erstellung einer effektiven Projektumfangsangabe

Die Erstellung einer effektiven Projektumfangsangabe erfordert Liebe zum Detail und sorgfältige Planung. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen bei der Erstellung einer aussagekräftigen Umfangsangabe helfen:

• Wichtige Interessengruppen einbeziehen: Beziehen Sie die wichtigsten Interessengruppen frühzeitig in den Prozess ein, um ihren Beitrag zu sammeln und sicherzustellen, dass ihre Erwartungen mit dem Projektumfang übereinstimmen.
• Seien Sie präzise: Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache, wenn Sie die Projektziele, die zu erbringenden Leistungen und die Grenzen des Projekts beschreiben. Vermeiden Sie zweideutige oder vage Aussagen.
• Setzen Sie realistische Erwartungen: Stellen Sie sicher, dass der Projektumfang realistisch und im Rahmen der gegebenen Einschränkungen erreichbar ist. Unrealistische Erwartungen können zum Scheitern des Projekts oder zur Unzufriedenheit der Beteiligten führen.
• Berücksichtigen Sie potenzielle Risiken: Identifizieren Sie potenzielle Risiken oder Herausforderungen, die während des Projekts auftreten können, und gehen Sie darauf ein. Dies hilft den Projektmanagern bei der effektiven Planung und Zuweisung von Ressourcen.
• Aktualisieren Sie die Umfangsangabe regelmäßig: Überprüfen und aktualisieren Sie den Projektumfang im Laufe des Projekts regelmäßig, um etwaige Änderungen oder Anpassungen zu berücksichtigen.
• Effektiv kommunizieren: Kommunizieren Sie den Projektumfang klar und deutlich an alle Beteiligten, um ein gemeinsames Verständnis zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.

Häufige Fehler, die beim Verfassen einer Projektumfangserklärung zu vermeiden sind

Beim Verfassen einer Projektumfangserklärung ist es wichtig, häufige Fehler zu vermeiden, die die Wirksamkeit des Dokuments untergraben können. Hier sind einige zu vermeidende Fehler:

• Zu vage formulieren: Vermeiden Sie vage oder zweideutige Formulierungen, die zu Missverständnissen oder Fehlinterpretationen führen können.
• Keine Einbeziehung der wichtigsten Interessengruppen: Wenn die wichtigsten Interessengruppen nicht in den Prozess der Erstellung des Umfangsplans einbezogen werden, kann dies zu Fehlanpassungen und Unzufriedenheit führen.
• Nichtberücksichtigung von Beschränkungen: Die Vernachlässigung von Projektbeschränkungen wie Budget, Ressourcen oder Zeit kann zu unrealistischen Erwartungen und zum Scheitern des Projekts führen.
• Übersehen von Abhängigkeiten: Das Ignorieren von Abhängigkeiten oder externen Faktoren, die sich auf das Projekt auswirken können, kann zu Verzögerungen oder Problemen bei der Ressourcenzuweisung führen.
• Keine Aktualisierung der Erklärung zum Aufgabenbereich: Wird die Erklärung zum Aufgabenbereich nicht regelmäßig überprüft und aktualisiert, kann dies zu einer falschen Ausrichtung und veralteten Informationen führen.

Beispiele für Projektumfangsangaben

Sie suchen ein praktisches Beispiel für eine Projektumfangsangabe. Wir haben zwei Beispiele für Projektumfangserklärungen für Sie zur Auswahl. Jedes Beispiel für eine Projektumfangserklärung dient als Kompass, der Projektmanager und ihre Teams durch die Komplexität der Projektplanung führt.

Beispiel 1: Entwicklung des Bestandsverwaltungssystems der nächsten Generation (IMS)

1. Projektumfang Beschreibung: Der Umfang des Next-Gen Inventory Management System-Entwicklungsprojekts umfasst den Entwurf, die Entwicklung und den Einsatz eines umfassenden IMS, das auf die Rationalisierung des Lagerbetriebs für mittlere bis große Einzelhandelsunternehmen zugeschnitten ist. Das System wird Echtzeitverfolgung, Analysen, automatische Nachbestellungen und die Integration mit bestehenden ERP- und CRM-Plattformen umfassen.

2. Projektziele:

• Entwicklung eines benutzerfreundlichen, skalierbaren und sicheren Inventarverwaltungssystems.
• Ermöglicht die Verfolgung von Lagerbeständen in Echtzeit, Verkaufsprognosen und Bestandsoptimierung.
• Senkung der Bestandsverwaltungskosten um 20 % und Verbesserung der Auftragsgenauigkeit um 30 %.
• Sicherstellung einer nahtlosen Integration mit Drittanbietern und bestehenden Systemen der Unternehmenstechnologie.

3. Ergebnisse:

• Eine fertige Softwareanwendung für ein Bestandsverwaltungssystem.
• Dokumentation für das System, einschließlich Benutzerhandbücher und technische Spezifikationen.
• Einrichtung eines Quellcode-Repositorys mit versionskontrolliertem Anwendungscode.
• Bereitstellung in einer sicheren Cloud-Infrastruktur mit einem Backup- und Disaster-Recovery-Plan.
• Schulungen für das Personal und umfassende Unterstützung nach dem Einsatz während eines Zeitraums von sechs Monaten.

4. Projekt-Meilensteine:

• Meilenstein 1: Projektstart und Anforderungserhebung bis TT/MM/JJJJ.
• Meilenstein 2: Fertigstellung des Systemdesigns und der Architektur bis zum TT/MM/JJJJ.
• Meilenstein 3: Entwicklungsphase und Einrichtung der Testumgebung bis zum TT/MM/JJJJ.
• Meilenstein 4: Bereitstellung der ersten Version und Benutzerakzeptanztests bis zum TT/MM/JJJJ.
• Meilenstein 5: Inbetriebnahme des Systems und Abschluss der Mitarbeiterschulung bis zum TT/MM/JJJJ.
• Meilenstein 6: Überprüfung und Freigabe nach dem Einsatz bis zum TT/MM/JJJJ.

5. Project Exclusions:

• Kundenspezifische Hardware-Entwicklung für das IMS.
• Dateneingabe oder Migrationsdienste für bestehende Bestandsverzeichnisse.
• Langfristige Wartung und Updates nach dem sechsmonatigen Supportzeitraum (kann separat ausgehandelt werden).

6. Sachzwänge:

• Das Projekt muss im Rahmen eines Budgets von €XXX,XXX abgeschlossen werden.
• Die gesamte Systementwicklung muss den Industriestandards für Sicherheit und Datenschutz entsprechen.
• Das Projekt sollte den bestehenden Lagerbetrieb während der üblichen Geschäftszeiten nicht stören.

7. Annahmen:

• Der Kunde wird während der Projektlaufzeit rechtzeitig Rückmeldungen und Genehmigungen erteilen.
• Der Kunde stellt den erforderlichen Zugang zu den Integrationspunkten und technischen Ressourcen sicher.
• API-Dienste von Drittanbietern gewährleisten die Betriebszeit und Verfügbarkeit während der Systemintegration.

8. Kriterien für die Akzeptanz:

• Das IMS funktioniert gemäß den festgelegten Anforderungen und besteht alle Benutzerakzeptanztests.
• Das System unterstützt mindestens XXX gleichzeitige Benutzer ohne Leistungseinbußen.
• Kundenzufriedenheit, gemessen durch eine Umfrage nach der Einführung, die die vereinbarten Schwellenwerte für Leistung und Benutzerfreundlichkeit erfüllt.

9. Genehmigung: Die unterzeichnenden Parteien stimmen dem oben genannten Umfang des Entwicklungsprojekts für das Next-Gen Inventory Management System zu.

Vertreter des Kunden: ___________________ Datum: TT/MM/JJJJ

Projektleiter: _________________________ Date: TT/MM/JJJJ

Projektumfangserklärung Beispiel 2: Entwicklung der persönlichen Wellness-App „HealthTrack

1. Projektumfang Beschreibung: Das Projekt „HealthTrack“ umfasst das Design, die Entwicklung und den Einsatz einer persönlichen mobilen Wellness-Anwendung, die den Nutzern helfen soll, ihre Gesundheits- und Fitnessziele zu überwachen und zu erreichen. Die App wird Funktionen wie die Verfolgung von Mahlzeiten, Trainingsroutinen, Gesundheitsstatistiken und einen virtuellen Coach enthalten, die sowohl für iOS- als auch für Android-Plattformen zugeschnitten sind.

2. Projektziele:

• Entwicklung einer intuitiven und ansprechenden mobilen Anwendung zur Förderung von Gesundheit und Wellness.
• Integration von personalisierten Funktionen zur Gesundheitsüberwachung mit einem hohen Maß an Datenschutz für die Nutzer.
• Implementierung von KI-gesteuertem virtuellem Coaching für eine personalisierte Nutzererfahrung.
• Schaffung einer Plattform, die eine künftige Skalierbarkeit und die Integration zusätzlicher Funktionen ermöglicht.

3. Ergebnisse:

• Eine voll funktionsfähige HealthTrack-Mobilanwendung für iOS und Android.
• Benutzerhandbücher und FAQ-Abschnitte innerhalb der App.
• Ein Back-End-System zur Verwaltung von Benutzerdaten, App-Analysen und Support-Funktionen.
• Ein administratives Dashboard zur Verwaltung von App-Inhalten und Nutzerfeedback.
• Technische Dokumentation und Quellcode für die mobile Anwendung und das Backend-System.

4. Projekt-Meilensteine:

• Meilenstein 1: Abschluss der Marktforschung und Fertigstellung des Funktionsumfangs bis TT/MM/JJJJ.
• Meilenstein 2: Fertigstellung der Design Mock-ups und der User Experience Maps bis zum TT/MM/JJJJ.
• Meilenstein 3: Entwicklungs-Sprint-Zyklen und regelmäßige App-Prototypen für Feedback bis zum TT/MM/JJJJ.
• Meilenstein 4: Freigabe der Beta-Version und Benutzertests bis zum TT/MM/JJJJ.
• Meilenstein 5: Offizieller Start der App im App Store und bei Google Play bis zum TT/MM/JJJJ.
• Meilenstein 6: Überwachung nach der Markteinführung und sofortige Fehlerbehebung bis zum TT/MM/JJJJ.

5. Projektausschlüsse:

• Kundenspezifische Hardware-Entwicklung für das IMS.
• Dateneingabe oder Migrationsdienste für bestehende Bestandsverzeichnisse.
• Langfristige Wartung und Updates nach dem sechsmonatigen Supportzeitraum (kann separat ausgehandelt werden).

6. Sachzwänge:

• Das Projekt muss im Rahmen eines Budgets von €XXX,XXX abgeschlossen werden.
• All system development must adhere to industry standards for security and data protection.
• Das Projekt sollte den bestehenden Lagerbetrieb während der üblichen Geschäftszeiten nicht stören.

7. Annahmen:

• Der Kunde wird während der Projektlaufzeit rechtzeitig Rückmeldungen und Genehmigungen erteilen.
• Der Kunde stellt den erforderlichen Zugang zu den Integrationspunkten und technischen Ressourcen sicher.
• API-Dienste von Drittanbietern gewährleisten die Betriebszeit und Verfügbarkeit während der Systemintegration.

8. Kriterien für die Akzeptanz:

• Das IMS funktioniert gemäß den festgelegten Anforderungen und besteht alle Benutzerakzeptanztests.
• Das System unterstützt mindestens XXX gleichzeitige Benutzer ohne Leistungseinbußen.
• Kundenzufriedenheit, gemessen durch eine Umfrage nach der Einführung, die die vereinbarten Schwellenwerte für Leistung und Benutzerfreundlichkeit erfüllt.

9. Genehmigung: Die unterzeichnenden Parteien stimmen dem oben genannten Umfang des Entwicklungsprojekts für das Next-Gen Inventory Management System zu.

Vertreter des Kunden: ___________________ Datum: TT/MM/JJJJ

Projektleiter: _________________________ Date: TT/MM/JJJJ

Projektumfangserklärung vs. Projektcharta

Obwohl sowohl die Projektumfangserklärung als auch die Projektcharta wichtige Projektmanagementdokumente sind, dienen sie unterschiedlichen Zwecken.

Die Projektumfangserklärung konzentriert sich auf die Definition der Ziele, Leistungen und Grenzen des Projekts. Sie liefert eine detaillierte Beschreibung dessen, was getan werden muss, um die Projektziele zu erreichen. Das Scope Statement dient als Leitfaden für Projektmanager und Stakeholder und hilft ihnen, den Umfang des Projekts zu verstehen und Erwartungen zu steuern.

Die Projektcharta hingegen ist ein übergeordnetes Dokument, das das Projekt autorisiert und seine Existenz formell festlegt. Sie umreißt die Ziele des Projekts, die wichtigsten Stakeholder und definiert die Befugnisse des Projektmanagers. Die Charta dient während des gesamten Projekts als Bezugspunkt und trägt dazu bei, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Projektumfangserklärung vs. Arbeitsumfang

Die Begriffe Projektumfangserklärung und Arbeitsumfang werden oft synonym verwendet, sind aber nicht dasselbe.

In der Projektumfangserklärung werden die Ziele, die zu erbringenden Leistungen und die Grenzen des Projekts festgelegt. Sie enthält eine detaillierte Beschreibung dessen, was getan werden muss und was nicht zum Projekt gehört. Die Umfangsangabe hilft den Projektmanagern und den Beteiligten, den Projektumfang zu verstehen und die Erwartungen zu steuern.

Der Arbeitsumfang (Scope of Work, SOW) hingegen ist ein Dokument, das die spezifischen Aufgaben, Aktivitäten und Ressourcen beschreibt, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Er ist detaillierter und spezifischer als die Angabe des Projektumfangs und konzentriert sich eher auf die zu erledigende Arbeit als auf die allgemeinen Projektziele. Der SOW wird in der Regel in vertraglichen Vereinbarungen verwendet, um sicherzustellen, dass alle Parteien ein klares Verständnis der auszuführenden Arbeiten haben.

Conclusion

Das Verfassen einer Projektumfangserklärung ist ein wichtiger Schritt im Projektmanagement. Sie hilft dabei, die Ziele, Leistungen und Grenzen des Projekts zu definieren und stellt sicher, dass alle Beteiligten eine klare Vorstellung davon haben, was zu tun ist. Durch die Erstellung einer effektiven Umfangsangabe können Projektmanager klare Erwartungen festlegen, Risiken steuern und eine schleichende Ausweitung des Umfangs verhindern. Denken Sie daran, die wichtigsten Interessengruppen einzubeziehen, spezifisch zu sein, Einschränkungen und Abhängigkeiten zu berücksichtigen und die Umfangsangabe regelmäßig zu aktualisieren. Mit einer gut definierten Projektumfangserklärung ist es wahrscheinlicher, dass Projekte erfolgreich sind und die gewünschten Ergebnisse liefern.

Sie schreiben einen Projektumfang? Maximieren Sie das Potenzial Ihres Projekts mit Canri! Halten Sie Ihren Projektumfang messerscharf und Ihre Gewinnspannen gesünder als je zuvor. Klicken Sie hier und übernehmen Sie noch heute die Kontrolle über die Zukunft Ihres Projekts!